Como emitir Nota Fiscal de um jeito fácil

Emitir nota fiscal pode ser uma atividade muito difícil para novos empreendedores, porém, quando bem pesquisado, você pode aprender a emitir notas fiscais de um jeito muito fácil e simplificado.

O que é nota fiscal? 

 A nota fiscal (NF) é um documento oficial que registra as vendas da sua empresa. Sempre que você recebe um pagamento, precisa emitir nota fiscal para o seu cliente, com o intuito de legalizar essa venda. 

Algumas vezes, acontece do cliente não querer fornecer seus dados para a emissão da NF, mas mesmo assim, você não fica isento de emitir a NF e registrar a venda. Você pode, nesses casos, emitir a NF sem as informações do cliente. 

Para o que serve a nota fiscal?

A nota fiscal serve, principalmente, para fazer a contabilidade da empresa que está emitindo. É dessa forma que as empresas conseguem calcular seus impostos, o financeiro também consegue fazer uma estimativa de faturamento e os responsáveis pelo estoque do produto podem organizar entregas e produção. 

Não emitir notas fiscais pode acarretar em diversos problemas para sua empresa, desde a desorganização de estoque e gestão financeira, até o crime de sonegação fiscal. Que pode levar sua empresa ao encerramento das atividades. 

Quais os tipos de notas fiscais?  

Existem três tipos de notas fiscais: 

• NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica), que deve ser usada por empresas prestadoras de serviço.
• NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica), que normalmente é utilizada pelo varejo porque substitui o cupom fiscal eletrônico.
• NF-e (Nota Fiscal de Produto Eletrônica), utilizada por empresas que vendem produtos físicos. Isto serve tanto para lojas físicas como lojas online.

Além disso, podemos dizer que existem dois modelos de notas fiscais: 

• Tradicional: é a nota emitida em papel, onde todas as informações são preenchidas manualmente. Esse modelo geralmente é arquivado em pastas.
• Eletrônica: Tem o mesmo valor da nota tradicional, porém é emitida e armazenada digitalmente. 

Como emitir nota fiscal eletrônica?

Existe uma série de etapas que a empresa deverá cumprir para a emissão da nota fiscal. É um processo que pode parecer confuso, ainda mais para quem está começando seu negócio agora. Mas para te ajudar que montamos esse passo a passo: 

1. Saber quais notas emitir

A primeira etapa é você definir qual nota irá emitir. A de produto, de serviço ou a de consumidor. 

Nesse passo você deve avaliar qual o enquadramento fiscal da empresa junto com a sua situação cadastral. 

Em todo esse processo, é recomendável a orientação de um contador. 

2. Adquirir um certificado digital

Se sua empresa ainda não tiver, é importante adquirir um certificado digital. Este arquivo é uma assinatura digital que garante a segurança da empresa nas ações feitas pela internet e também assegura autenticidade na nota fiscal emitida. 

Para adquirir este certificado, é necessário comprar com uma autoridade certificadora, que seja credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (IPC). 

Após adquirir o certificado digital, você deverá comparecer até uma autoridade de registro com o certificado em mãos para validar as informações. 

Depois de validar as informações, você poderá configurar o seu token ou smartcard de acesso. 

3. Credenciar-se na Secretaria Estadual ou Municipal de Fazenda ou Finanças. 

Após adquirir o certificado digital, é hora de procurar o órgão governamental responsável pelas operações de cada nota fiscal. Você precisará de permissão para emitir as notas fiscais eletrônicas: 

• Nota Fiscal de Produto (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e): você pode entrar em contato com a Secretaria Estadual da Fazenda da região onde sua empresa está cadastrada;
• Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): você deverá entrar em contato com a Secretaria Municipal de Finanças, de Fazenda ou órgãos similares, da localidade onde seu negócio está cadastrado. 

Cada órgão tem sua legislação e seus processos próprios, por isso é importante contar com a ajuda de um contador de confiança para te auxiliar nesse processo

4. Emitir a nota fiscal

Após credenciar-se, é só entrar no site do órgão público da sua cidade e fazer a emissão das notas fiscais. Lembre-se sempre de preencher os dados com muita atenção e para facilitar o seu trabalho, você pode deixar dados salvos para que possa usar nas próximas vezes que precisar emitir mais notas. 

Emitir Nota Fiscal utilizando a contábilhub

Abaixo separamos um vídeo tutorial para mostra como é simples utilizar a nossa plataforma para emitir nota fiscal.

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Aqui na contábilhub sempre estamos dispostos a te ajudar e tirar suas dúvidas em relação à contabilidade da sua empresa. 

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